• Stefan Kirchner

Veranstaltungen erfolgreich planen: Ein Praxisbeispiel (Teil 3/3)



Planungsbeispiel

Geplant wird eine 2-tägige Konferenz. Die Teilnahmegebühr beträgt 600 Euro und es werden 80 zahlende Teilnehmer erwartet. Ein langjähriger Sponsor ist fix eingeplant.



In der Realität hat die geplante Veranstaltung 36,2 Prozent Rohertrag erwirtschaftet. Das liegt unter dem Ziel von 51,3 Prozent. Die Ursache ist hauptsächlich aufgrund verfehlter Einnahmeziele entstanden. Die Kosten wurden weitestgehend eingehalten: insgesamt wurden nur 60 Euro mehr ausgegeben als angestrebt. Prozentual kann man aber sehr gut erkennen, dass diese in Relation zu den tatsächlichen Einnahmen angewachsen sind. Nur wenn solche Entwicklungen rechtzeitig erkannt werden, ist ein Gegensteuern möglich und ein finanzielles Desaster kann vermieden werden.


Häufig wird mehr investiert, als es die Einnahmeentwicklung zulässt. Wenn absehbar ist, dass sich die Einnahmeseite weniger gut entwickelt, kann man rechtzeitig nachjustieren. Es wäre wohl in diesem Fall unsinnig gewesen, weitere kostspielige Marketingmaßnahmen durchzuführen oder noch mehr Budget für die Abendveranstaltung einzuplanen.

Das Spiel mit den Kennzahlen hilft, bereits frühzeitig zu erkennen, wie sich eine Veranstaltung entwickeln wird. Bei einem positiveren Anmeldeverlauf könnte man unter Umständen weitere Marketingmaßnahmen in Betracht ziehen. Es ist auch durchaus denkbar, dass mehr als 80 Teilnehmer für diese Veranstaltung nicht realistisch sind. Ein Rückschluss könnte sein, die Marketingmaßnahmen bei gleichen Veranstaltungen künftig gezielter – weniger breit – auszurichten, um an dieser Stelle weitere Spareffekte zu erzielen. Vorherzusehen sind solche Entwicklungen nicht, aber aufgrund von Erfahrungen können Rückschlüsse leichter gezogen werden.

Zusammenfassung

Veranstaltungsplanung ist genaue Projektplanung und -kontrolle. Es geht nicht um persönliche Vorlieben einzelner Planungsakteure, sondern um die Interessen der potenziellen Teilnehmer. Jeder einzelne hat heutzutage ein sehr enges Zeitbudget zur Verfügung. Herausforderung einer jeden Veranstaltung ist, den USP der jeweiligen Zielgruppe richtig zu bedienen und somit potentielle Teilnehmer dazu zu bringen, Zeit und Geld zu investieren. Häufig muss das einfach ausprobiert werden. Damit die Veranstaltung nicht in einem planerischen und finanziellen Misserfolg endet, sollten im Vorfeld Meilensteine definiert werden, die an bestimmten Projektzeitpunkten erreicht werden müssen. Genauso wichtig ist es, die Einnahmen und Ausgaben im Vorfeld sehr genau durchzuplanen. Abweichungen von den angesetzten Kennzahlen können durchaus erforderlich sein, sollten aber gute Gründe haben und stets dem Erfolg der Veranstaltung dienen.


Teil 3 von 3

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